Повышение продуктивности: научные методы и эффективные устройства

В этой статье мы не будем описывать очевидные способы повышения продуктивности, связанные со здоровым образом жизни. Несомненно, польза достаточного сна, сбалансированного питания и умеренных физических нагрузок научно доказана, однако здесь мы сконцентрируем внимание на том, как организовать саму работу, чтобы выполнять её более продуктивно.

Согласно исследованиям, люди лучше справляются с задачами в период с 8:00 до 14:00 часов. Поэтому сложные и важные задачи стоит планировать на первую половину рабочего дня, а вторую часть дня заниматься рутинными задачами.

Лучше всего самостоятельно выяснить, какие часы продуктивны именно для вас. Например, можно воспользоваться системой Криса Бейла, автора блога A Life Of Productivity. Согласно его системе, нужно каждый час оценивать уровень концентрации, энергии и мотивации по десятибалльной шкале и заносить данные в таблицу. Автор методики советует оценивать эти показатели на протяжении 3 недель, хотя вполне вероятно, что вы заметите закономерности гораздо раньше.

Как мы писали ранее, человек не может работать одинаково продуктивно на протяжении всего дня и недели. Но особенно это заметно во время переработок — они снижают продуктивность не только в краткосрочной, но и в долгосрочной перспективе.

Существует стереотип, что многозадачность — это способ повышения продуктивности работы. Однако, когда рабочий день наполнен разными по специфике задачами, то много времени тратится на переключение внимания между ними. По данным учёных, из-за многозадачности человек теряет до 40% рабочего времени, при этом он чаще допускает ошибки.

Исследования, проведённые в Стэнфордском университете, также показали, что многозадачность менее продуктивна, чем выполнение одного дела за раз. Учёные выяснили, что в режиме многозадачности у человека снижается IQ до уровня 8-летнего ребёнка.

Таким образом, для повышения продуктивности лучше чётко разбивать работу на блоки и избегать постоянного переключения между задачами. Например, если за день нужно сделать 2 созвона и несколько отчётов, то лучше, чтобы однотипные задачи стояли подряд. Так будет немного проще переключаться между задачами. А от одновременного выполнения сразу нескольких задач лучше вообще отказаться.

Компания Tethys Solutions провела исследование, изучающее уровень продуктивности сотрудников при выполнении повторяющихся задач. Эксперимент проводился на группе из 5 сотрудников, каждый из которых тратил на рутинные задачи 3%, 20%, 25%, 30% и 70% своего времени соответственно. Затем в компании внедрили систему автоматизации рутинных задач и через 2 месяца выяснилось, что 4 из 5 членов команды повысили свою эффективность, сократив время на повторяющиеся операции с 20% до 10%, с 25% — до 15%, с 30% — до 15% и с 70% — до 10%. Таким образом, автоматизация освободила для сотрудников дополнительное время и позволила им выполнять больший объём работы.

Если выполнение рутинных задач будет занимать меньше времени, то вы сможете тратить больше времени на важные дела, приносящие максимум пользы. Здесь можно применить закон Парето, по которому 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20%. Полностью игнорировать задачи, которые приносят незначительный результат, конечно, не получится, но можно попробовать их автоматизировать или делегировать другим сотрудникам.

Вопреки ожиданиям, перфекционизм снижает, а не повышает продуктивность работы. Это подтверждает исследование доктора наук и психолога из Канады — Саймона Шерри. Он проанализировал эффективность своих сотрудников — преподавателей — и выяснил, что чем больше человек склонен к перфекционизму, тем ниже его продуктивность.

Дело в том, что перфекционисты дольше выполняют задачу и часто откладывают её выполнение, ожидая наилучшего времени для этого. Кроме того, они излишне концентрируются на мелочах, упуская из виду общую картину и решение глобальных задач.

Чтобы избавиться от нездорового перфекционизма, можно выполнить следующие шаги:

Чтобы больше успевать и меньше прокрастинировать, можно применять одну из техник тайм-менеджмента: возможно, какая-то из них подойдёт для вашей работы.

Согласно технике Pomodoro нужно работать 25 минут по таймеру, а затем отдыхать в течение 5 минут. После четырёх таких циклов нужно делать перерыв на полчаса. Предполагается, что во время коротких рабочих промежутков человек будет наиболее сконцентрирован, а небольшие перерывы помогут мозгу систематизировать полученную информацию и сделать выводы. К тому же человеку проще даётся работа, когда он знает, что уже через 25 минут его ждёт небольшая пауза.

Техника Pomodoro широко известна и многими применяется для повышения продуктивности, однако исследования доказывают, что наиболее удачное соотношение рабочего времени и отдыха — это 52 и 17 минут. К таким данным пришли в компании Draugiem Group. Во время эксперимента выяснилось, что при таком графике работы сотрудники были максимально сконцентрированы на задаче и не отвлекались на электронную почту и соцсети.

Чтобы применить этот метод, нужно выделить из проекта наиболее интересную задачу и начать выполнение с неё. Это позволит втянуться в проект, а когда очередь дойдёт до сложных и неприятных частей, делать их будет проще, к тому же объём работы уже уменьшится.

Этот метод противоположен предыдущему, так как он предполагает, что рабочий день нужно начинать с выполнения самой сложной и неприятной задачи. Так как с утра продуктивность обычно выше и мозг ещё не нагружен информацией, задачу будет выполнить проще. К тому же остальные дела будут казаться не такими сложными, а силы на их выполнение ещё останутся.

Даже если за задачей не закреплено конкретных сроков выполнения, установите их для себя — так вы не забудете о задаче, и у вас будет время выполнить её качественно. А если задача объёмная, то лучше разбить её на этапы и для каждого из них задать дедлайн. Ещё лучше, если дедлайны по каждому этапу работы обозначены руководством. Этот довод подтверждают результаты эксперимента Дэна Ариэли и Клауса Вертеброха. Учёные дали по три задания трём группам людей:

В результате исследования выяснилось, что группа, которая получала дедлайны каждую неделю, справилась с заданием быстрее и качественнее — они допускали меньше ошибок и реже срывали сроки выполнения.

Создание комфортной рабочей обстановки помогает не только чувствовать себя уютнее, но и напрямую повышает продуктивность работы. Важно, чтобы рабочее место было удобным, достаточно тихим, а также в помещении поддерживался оптимальный микроклимат. Создать такую обстановку можно с помощью современных устройств.

Доказано, что систематический шум снижает производительность труда на 66%. Чтобы не терять концентрацию внимания из-за шума, можно использовать наушники с шумоподавлением. Наушники пригодятся как в офисе, так и в домашнем кабинете: они заглушат переговоры коллег, шум оргтехники и звуки ремонта в соседнем помещении.

Шумоподавление в наушниках бывает двух видов:

Во время работы вы можете просто надеть наушники и включить шумоподавление или дополнительно включить негромкую фоновую музыку, если она вам не мешает. Такие наушники пригодятся и для людей, которые участвуют в рабочих созвонах, — большинство наушников оборудованы микрофоном.

Делать перерывы необходимо — они помогают отвлечься и «освежить» мозг. Американские учёные доказали, что даже короткие перерывы продолжительностью всего 5 минут повышают вовлечённость в работу и помогают снять усталость. Например, чтобы восстанавливать силы во время работы на дому, можно установить массажное кресло — оно поможет снять физическое и эмоциональное напряжение, а также поможет проводить перерывы с пользой для здоровья.

Можно использовать домашние массажные кресла, которые массажируют одновременно большую часть тела — от шеи до стоп. Пользоваться ими можно периодически — во время перерывов.

Другой вариант — более компактные, массажные кресла для офиса, они похожи на стандартные компьютерные кресла. Можно работать, сидя прямо на них, и периодически включать режим массажа. Такие кресла прорабатывают мышцы спины и поясницы, не воздействуя на зону шеи и ног.

Научно доказано, что при влажности ниже 40% люди быстрее устают и чаще теряют концентрацию внимания. Анализ исследований показал, что для улучшения здоровья и повышения продуктивности работы нужно поддерживать относительную влажность воздуха в помещении в пределах от 40 до 60%.

В тёплое время года влажность воздуха в домах и офисах, как правило, в норме. Однако с началом отопительного сезона относительная влажность воздуха в помещениях может опускаться ниже 20–30%. В этот период нужно дополнительно увлажнять воздух — с помощью увлажнителя или мойки воздуха. Эти приборы насыщают воздух влагой и помогают повысить уровень влажности.

Вот основные виды приборов для увлажнения воздуха:

Учёные установили, что в помещениях со слабой вентиляцией и более высоким уровнем загрязнения воздуха частицами PM2.5 у людей снижается скорость реакции и точность выполнения заданий. Таким образом, для повышения продуктивности работы важно фильтровать воздух и поддерживать оптимальный уровень углекислого газа — не выше 800 ppm. Подробнее о нормах концентрации CO₂ читайте в статье «Содержание углекислого газа в помещении: основные нормативы».

Духота довольно быстро снижает продуктивность человека. Доказано, что уже при уровне CO₂ 1000 ppm люди с меньшей эффективностью способны принимать решения. При этом уровень CO₂ выше 1000 ppm — это распространённое явление в офисах, где не установлена приточная вентиляция. Периодические открытия окон несильно улучшают ситуацию, так как за несколько минут, пока открыто окно, воздух не успевает обновиться.

Ещё реже на рабочих местах используются воздухоочистители, которые могли бы снизить концентрацию частиц PM2.5. Впрочем, при периодическом проветривании эффективность воздухоочистителей сильно снижается, так как с улицы вновь поступает воздух, загрязнённый микрочастицами PM2.5.

Чтобы поддерживать уровень углекислого газа в норме, а также тщательно и непрерывно очищать воздух от частиц PM2.5, можно использовать бризер или приточный воздухоочиститель. Бризер — это компактное устройство приточной вентиляции, которое забирает свежий воздух с улицы, очищает от загрязнений, подогревает и подаёт в помещение.

Бризеры подают от 75 до 300 м³/час, этого достаточно для 2–10 человек, находящихся в одном помещении. Бризер поможет поддерживать уровень углекислого газа в норме и не допустит духоты.

Фильтры бризера тщательно очищают воздух от пыли, частиц PM2.5 и PM10, автомобильных и промышленных выбросов. Есть модели бризеров, которые также фильтруют воздух от аллергенов, вирусов, бактерий и неприятных запахов.

В отличие от классических воздухоочистителей, бризеры обеспечивают постоянную чистоту воздуха, так как весь поступающий в помещение воздух будет очищаться с помощью системы фильтров бризера. А окна при этом можно держать закрытыми.

Отдельные модели бризеров заботятся обо всех параметрах воздуха одновременно: свежести, чистоте, температуре и влажности. Так, в линейке AIRNANNY А7 есть модели с увлажнителем, многоступенчатой фильтрацией и авторежимом по уровню углекислого газа и влажности — комплектации AIRNANNY A7 BabyCare и AIRNANNY A7 Forever. Эти бризеры тщательно очищают воздух, увлажняют его с помощью встроенного ультразвукового увлажнителя и поддерживают комфортный уровень CO₂. Устройства имеют высокую производительность — до 149 м³ свежего воздуха в час, этого достаточно для дыхания до 5 человек.

Таким образом, AIRNANNY А7 приводит уровень углекислого газа и влажности в норму, а также очищает воздух от частиц PM2.5. Все эти факторы комплексно повышают продуктивность работы: позволяют меньше уставать, поддерживать концентрацию внимания и повышать качество выполнения работы. Свежий, чистый и увлажнённый воздух позволит дольше сохранять ясность ума и сосредоточенность на рабочих задачах.